La ejecución de una idea de negocio o el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, sin la elaboración previa de un plan de viabilidad, se convierten en acciones temerarias que desvirtúan los objetivos realistas de un proyecto. El diseño de este estudio consiste en verificar si el proyecto es factible y rentable a nivel empresarial, lo cual se evalúa a través de diferentes acciones internas y externas (ej. análisis de mercado).
Un estudio de viabilidad es, por tanto, un necesario aliado para determinar a priori las posibilidades de éxito de un negocio en términos económicos, técnicos, organizativos y logísticos. Sin embargo, este acto de planificación, evaluación y control previo de los aspectos más importantes de un proyecto, representa un gran desafío por su complejidad inherente.
Para un emprendedor/a que está iniciado en el mundo corporativo, elaborar un plan de viabilidad no es tan sencillo. Especialmente porque su realización requiere la exploración de todos los conceptos del proyecto y permitir dar respuesta a una necesidad expresada en función del objetivo a alcanzar (enmarcando calidad, costes y plazos).
Desde JDV Asesores buscamos poner en relieve cuáles son las herramientas adecuadas para garantizar la solvencia técnica, económica y financiera de este proceso de planificación y evaluación.
Motivos para realizar un plan de viabilidad
Índice de contenidos
Los motivos y las ventajas que depara un plan de viabilidad previo en todo proyecto empresarial son más que notorios. La principal: que nos permite dibujar un escenario plausible a través de datos objetivos de la situación de la empresa en relación a la del mercado. Por este motivo es vital llevar a cabo este plan de viabilidad antes de iniciar la actividad empresarial.
Además, destacaríamos otras importantes ventajas:
- Tener en cuenta todos los aspectos de un proyecto (necesidades, presupuesto, habilidades, problemas, etc.).
- Identificar los recursos a movilizar y los obstáculos para la finalización exitosa del proyecto.
- Calcular el presupuesto necesario así como el ROI (Retorno de la Inversión) liberado, con el fin de evaluar la rentabilidad del proyecto.
- Precisar los objetivos a alcanzar.
- Definir el programa provisional evaluando la viabilidad técnica y operativa, destacando los elementos críticos de cada objetivo.
- Presentar cada concepto estudiado a través de un archivo de viabilidad estimando costos, plazos y soluciones.
- Recrear posibles escenarios que conduzcan al éxito del proyecto, así como diseñar un plan de emergencia que se puede aplicar en caso de detectar algún problema o crisis.
- Validar la viabilidad del proyecto para iniciar los estudios de diseño del proyecto
Dado que en un plan de viabilidad argumenta el proyecto y consolida el estudio de oportunidades en su fase previa, la posibilidad de tomar las decisiones adecuadas para garantizar su éxito será mucho mayor.
Factores a tener en cuenta para analizar la viabilidad de un proyecto
Un plan de viabilidad es un documento escrito cuyo enfoque va dirigido a comprobar si el proyecto es factible o no. Todo a través del análisis de los siguientes factores:
- Factores económicos y financieros. Hay que examinar anticipadamente los medios que se desplegarán y las posibles ganancias. De esta forma, podremos determinar si el proyecto será rentable a corto y medio plazo.
- Factores tecnológicos. Es de vital importancia tener conocimientos sobre la tecnología con la que cuenta la organización. Consecuentemente, habrá que determinar si será indispensable adaptarla a las necesidades actuales de la empresa, o si habrá que integrar equipamiento nuevo en busca de alcanzar los objetivos marcados.
- Factores operativos y organizativos. Resulta fundamental preguntarnos cuáles son los recursos operativos que tenemos a nuestra disposición, si contamos con el talento humano correcto, y si el funcionamiento integral de la empresa será el adecuado.
- Factores legales. Debemos comprobar si enfrentaremos normativas particulares, por ejemplo, en materia tributaria. En JDV Asesores, de hecho, contamos con un equipo especializado en asesoría fiscal que puede ayudaros a implementar un plan de ahorro fiscal, establecer la forma jurídica de la empresa según sus necesidades, así como aplicar una metodología fiscal totalmente personalizada, entre otras muchas cosas.
- Factores comerciales. También se tiene que realizar un estudio de marketing basado en identificar las oportunidades de mercado, próximos desarrollos, clientes y objetivos potenciales.
En el contexto de la gestión de proyectos, todos estos factores que se han de analizar deben ponerse en perspectiva con respecto a los plazos (de diseño o entrega del producto) y, por supuesto, los costes (de elaboración del producto, logística, marketing, etc.) y la calidad requerida para el producto el servicio. Además, el estudio de viabilidad también incluye elementos asociados con los objetivos del proyecto, así como su avance en el curso del tiempo.
Premisas para realizar un estudio de viabilidad
Todo plan de viabilidad aborda aspectos técnicos, de calidad, financieros y de cronograma de un proyecto. Debe permitir por tanto a todos los interesados/as la comprensión de los objetivos y retos alusivos a su ejecución, con la finalidad de pronunciarse sobre su validación final.
Como veréis, la elaboración de un estudio de viabilidad tiene cierto nivel de complejidad. Por todo ello, debemos seguir algunas premisas principales al momento de realizarlo. Estas son:
Evaluar las necesidades del proyecto
Para comenzar, debemos pensar en todos los elementos que se tienen que agrupar para lanzar el proyecto con éxito. Podrían ser:
- Material
- Un equipo adicional
- Habilidades especiales
- Muebles
- Instrumentos
- Medios de comunicación
Una vez definidas las necesidades del proyecto, tenemos que estimar la inversión necesaria. En esta etapa inicial del plan, podemos saber si el proyecto es factible, si es necesario modificarlo, o si es indispensable recurrir a nuevas fuentes de financiación.
Analizar el entorno del proyecto
Hacer un análisis del entorno en el que estará inmerso el proyecto implica tener conocimientos sobre la normativa vigente en el sector, y actualizarse constantemente acerca de los desarrollos tecnológicos. Además, resulta necesario verificar que el proyecto se adecúe a las costumbres, necesidades o intereses del público objetivo.
Para realizar este análisis, podemos utilizar la matriz DAFO que consiste en identificar las Debilidades y Amenazas del mercado, así como las Fortalezas y Oportunidades de la empresa, producto o servicio.
Definir los objetivos
El éxito de un proyecto será proporcional al establecimiento de objetivos que reúnan ciertas características o que cumplan determinadas condiciones. Basándonos en el modelo SMART, los objetivos deben establecerse para que sean:
- Específicos
- Mensurables
- Relevantes
- Realistas
- Alcanzables
- Temporales
Es muy importante establecer objetivos concretos e integrarlos en una retroplanificación. De este modo, al evaluar el cronograma elaborado, es posible saber si el proyecto es viable.
Predecir el ROI del proyecto
Poner en marcha una idea de negocio casi siempre supone invertir dinero. El plan de viabilidad permite evaluar los beneficios potenciales que puede aportar este proyecto.
Por consiguiente, también resulta necesario establecer escenarios sobre el rumbo que podría tomar el proyecto. Se deben considerar tres tipos de escenarios:
- Un escenario pesimista
- Un escenario neutral
- Un escenario optimista
Todos deben incluir las estrategias de negocio y de comunicación, así como el plazo que se requerirá para alcanzar los objetivos. No dudéis en elaborar tablas financieras integrando cada una estas estrategias, e incluyendo los plazos de implementación para verificar la rentabilidad de los tres escenarios. Incluso, si el contexto es pesimista, el proyecto debe ser capaz de arrojar frutos.
Evaluar los riesgos
Antes del lanzamiento del proyecto sobre la base del escenario elegido, aún tenemos que realizar una evaluación general de los riesgos potenciales. Durante esta última etapa del estudio de viabilidad, debemos prestar atención a los riesgos derivados del proyecto, por lo que cabe preguntarse:
- ¿Cuáles son?
- ¿Cuánto durarán?
- ¿Cómo minimizarlos o solucionarlos?
Responder estas preguntas nos permitirá identificar los riesgos que pueden frustrar el proyecto y encontrar una solución para evitarlos o afrontarlos eficazmente.
En definitiva, si se siguen estas premisas para realizar un plan de viabilidad, podemos saber si la idea de negocio, el lanzamiento del producto o el servicio es viable o no. Si no revela nada preocupante, vía libre para intentarlo. Por el contrario, es posible que sea necesario realizar algunos ajustes para que el proyecto sea viable y tenga posibilidades de éxito.
Conclusiones
Al fin y al cabo, el diseño de un plan de viabilidad juega un papel muy importante en la fase de elaboración de un proyecto, porque ofrece un análisis detallado de la viabilidad técnica y organizativa, pero sobre todo de la viabilidad económica de un proyecto. Su realización sirve por tanto para definir con antelación si el proyecto es rentable o no, si es necesario redefinir sus objetivos, o incluso si hay que posponerlo o abandonarlo.
Como comentamos al principio de este artículo, un estudio de viabilidad no es una tarea sencilla por su complejidad inherente. Y es que hasta los empresarios/as más avezados/as precisan del conocimiento y la experiencia de los profesionales en plan de negocios y viabilidad, como los que integran nuestro equipo en JDV Asesores.
Ellos se encargarán de preparar la estrategia idónea según las necesidades de cada proyecto, para garantizar su solvencia operativa, técnica y económica.
