Para garantizar la transparencia y el cumplimiento legal, todas las Sociedades Mercantiles tienen la obligación de mantener y legalizar periódicamente sus Libros Mercantiles. No se trata solo de un trámite administrativo; es la salvaguarda jurídica de los acuerdos y la propiedad de la empresa.
En JDV Asesores somos Abogados & Asesores especialistas en el asesoramiento a empresas y negocios, y las obligaciones en este caso mercantiles y societarias de una empresa con el Registro Mercantil.
¿Qué Libros Mercantiles debe llevar su Sociedad?
De acuerdo con la normativa vigente, es obligatorio contar con los siguientes registros actualizados:
- Libro de Actas: Recoge todos los acuerdos adoptados en las Juntas Generales (ordinarias y extraordinarias) y órganos de administración. Debe detallar la convocatoria, asistentes, asuntos tratados y el resultado de las votaciones.
- Libro Registro de Socios o Acciones: Identifica a los titulares de las participaciones o acciones, registrando cualquier transmisión, evolución o la constitución de derechos reales y gravámenes sobre las mismas.
- Libro de Contratos con el Socio Único: Obligatorio para Sociedades Unipersonales. En él se reflejan los contratos celebrados entre la sociedad y su único propietario.
Legalización de Libros: Plazos y Forma
Según la Ley 14/2013 de Apoyo a los Emprendedores, el proceso de legalización ha evolucionado para ser totalmente digital:
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| Formato | Presentación en soporte electrónico |
| Presentación | Envío telemático a través de la plataforma del Registro Mercantil |
| Plazo | Antes de que transcurran 4 meses desde el cierre del ejercicio (hasta el 30 de abril) |
Consecuencias del Incumplimiento: ¿A qué se expone su empresa?
La falta de legalización o el retraso en la misma no solo supone un problema administrativo, sino que conlleva riesgos patrimoniales graves:
Sanciones Administrativas y Fiscales
- Multas directas: Desde 150 € por falta de legalización hasta 300 € por retrasos superiores a cuatro meses.
- Pérdida de subvenciones: La Administración puede denegar ayudas públicas si la empresa no está al corriente de sus obligaciones registrales.
Responsabilidad de los Administradores
El riesgo más crítico reside en la Responsabilidad Civil:
- Concurso Culpable: Si la sociedad entra en concurso de acreedores y los libros no están en regla, el administrador podría responder con su patrimonio personal por las deudas de la sociedad.
- Gestión Negligente: Los acreedores pueden utilizar la falta de legalización como prueba para derivar responsabilidades hacia el administrador de forma directa.
