Cuando un trabajador tiene que reclamar a su empresa un pago que ha adelantado suele sentir una especie de vergüenza. Ya sabemos que hablar de dinero incomoda y que, en muchos casos, la cantidad debida (una encuadernación, un taxi para acudir a una reunión…) es tan pequeña que puede resultar un tanto bochornoso solicitarla.
Sin embargo, recuerda que estás en tu derecho de hacerlo siempre y cuando se trate de un gasto para la empresa que ha salido de tu bolsillo y tengas un ticket o una factura de pago que lo justifique.
Dentro de esos gastos que suele adelantar el trabajador está el kilometraje, cuyo abono por parte de la empresa suele crear bastante confusión en algunos supuestos en los que no se tiene claro si existe la obligación empresarial de asumir ese gasto o de hacerlo íntegramente.
La clave reside en diferenciar entre los desplazamientos habituales para acudir al puesto de trabajo y aquellos excepcionales que se realizan por necesidades puntuales de la actividad profesional.
En este sentido, el Estatuto de los Trabajadores no regula de forma detallada cómo se debe pagar el kilometraje, pero sí establece principios esenciales sobre la compensación de gastos derivados de la prestación laboral y reconoce el carácter extrasalarial de estas percepciones como te vamos a contar a continuación.
¿Tienes claro cuándo se debe pagar el kilometraje a un trabajador?
La esencia del pago del kilometraje es indemnizatoria y compensatoria. Esto significa que no constituye parte del salario, sino una compensación económica destinada a evitar que la persona trabajadora asuma gastos que corresponden a la empresa como consecuencia directa de su actividad profesional.
El artículo 26.2 del Estatuto de los Trabajadores es en el que se establece, precisamente, que “no tienen consideración salarial las cantidades abonadas para compensar gastos ocasionados por el trabajo”, en este caso, por desplazamientos.
La empresa está obligada a pagar el kilometraje a un trabajador cuando este utiliza su vehículo particular por necesidades de la empresa y/o para efectuar desplazamientos vinculados al desempeño de sus funciones. Esto sucede, por ejemplo:
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- cuando un trabajador visita a un cliente o proveedor en su coche.
- cuando un trabajador se desplaza en su coche a realizar una visita comercial.
- cuando el trabajador acude en su automóvil a otro centro o sucursal de la empresa.
- cuando el trabajador debe acudir a un lugar diferente a trabajar por orden empresarial y esto le implica un desplazamiento mayor al habitual desde su hogar.
En estos casos, muchos convenios colectivos especifican expresamente esta obligación y fijan incluso el importe por kilómetro recorrido.
Por otro lado, la empresa no tiene obligación de pagar el kilometraje cuando se trata del trayecto ordinario entre el domicilio del trabajador y su centro habitual de trabajo.
Ese desplazamiento se considera parte de la esfera personal del empleado y no un gasto derivado directamente de la actividad productiva. Solo existiría compensación económica si el convenio colectivo, el contrato de trabajo o un pacto interno de empresa así lo establecen por escrito.
¿Y cómo se calcula el precio del kilómetro?
Respecto al cálculo del precio a la hora de pagar el kilometraje a un trabajador, suelen tenerse en cuenta factores como combustible, desgaste del vehículo, mantenimiento, seguros o depreciación.
En la práctica, muchas empresas utilizan como referencia la cuantía exenta fijada por Hacienda (0,26 euros por kilómetro recorrido), aunque el importe definitivo puede venir determinado por el convenio colectivo aplicable.
Por todo ello, revisar el convenio laboral y las condiciones contractuales resulta fundamental si en alguna ocasión has tenido que usar tu vehículo particular con fines empresariales.
En todo caso, ante cualquier duda sobre desplazamientos, dietas o kilometraje, te aconsejamos acudir a nuestra asesoría laboral en Barcelona especializada en este tipo de cuestiones y que puede evitar interpretaciones erróneas y ayudarte a reclamar cantidades que legalmente podrían corresponderte.
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