Como en nuestra asesoría contamos con un equipo de profesionales especializados en la gestión contable, hoy nos gustaría abordar un tema relacionado con esta rama del derecho. Y hemos pensado que explicar algunos conceptos menos populares puede ser una buena opción. Por ejemplo, los gastos suplidos. ¿Sabes a qué hacen referencia estos gastos y cómo se deben facturar? Pues hoy te lo contamos en este artículo.
¿Qué son los gastos suplidos?
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Los gastos suplidos son gastos que tú, como empresa o autónomo, has adelantado en nombre de tu cliente y que este tendrá que reembolsarte posteriormente. Por ejemplo, es bastante frecuente adelantar el pago de una tasa, de un porte, de un seguro o de unos materiales en nombre de un tercero -tu cliente- que los reembolsará después.
Este adelanto suele responder a cuestiones meramente prácticas: para agilizar un trámite o poder llevar a cabo un servicio sin tener que esperar el pago del cliente.
Para que un gasto se considere como gasto suplido debe cumplir tres requisitos:
- Que el justificante del gasto tenga el nombre del cliente final.
- Que exista un comprobante de su pago.
- Que se haya adelantado el pago porque así lo ha solicitado el cliente de forma verbal o escrita.
¿Hay que facturarlos como otro gasto más a tus clientes?
Los gastos suplidos deben tener una factura propia o incluirse dentro de la factura que emitirás al cliente por un producto/servicio, pero siempre como un concepto aparte y diferenciado. De esta forma, su reembolso quedará justificado documentalmente, algo que interesa a todas las partes implicadas.
Otra cuestión importante es que el importe de ese gasto suplido no se tendrá en cuenta a la hora de calcular el IVA repercutido, ya que no forman parte de la base imponible, ni tampoco se le aplicará la retención del IRPF, en el caso de que le correspondiese.
Es fundamental tener presente que un gasto suplido no representa el coste de un servicio profesional que tú, como empresa o autónomo, has prestado a tus clientes, de la misma forma que no es un ingreso para ti en el momento en el que te lo reembolsen. Por eso, deben ir siempre en factura aparte o en un concepto independiente y separado en una factura con respecto al resto de servicios o cargos profesionales que vayas a cobrar.
¿Y cómo se contabilizan las facturas con gastos suplidos?
Después de lo contado podrás deducir que los gastos suplidos que incluyes como empresa o autónomo no son gastos deducibles para ti, aunque sí lo serán para el cliente final que es el que te abonará ese gasto que has adelantado.
Por eso, la factura de un gasto suplido o en la que se incluye un gasto suplido debe tener siempre el nombre del cliente final porque es quien va a soportar la carga tributaria y, por lo tanto, podrá deducirlo como gasto.
Como empresa o autónomo solo se contabilizará una entrada y salida de dinero que no debe afectar al resto de la contabilidad. Mientras, para el cliente final que abonará ese gasto lo contabilizará como un gasto corriente sin impuesto, solo deduciendo el importe total en su cuenta de pérdidas y ganancias del negocio.
